Sekcja finansowa

Zarządzenia Dziekana – kliknij w aby dowiedzieć się więcej

 

ZARZĄDZENIE NR 6 w sprawie wprowadzenia wewnętrznej procedury obsługi Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych

 

ZARZĄDZENIE NR 7 w sprawie wprowadzenia szczegółowych zasad gospodarki finansowej na Wydziale Kultur Azji i Afryki

 

Umowy cywilno-prawne

INFORMACJE OGÓLNE

Wszystkie umowy cywilno-prawne muszą być zawarte przed rozpoczęciem przez stronę umowy wykonywania przedmiotu umowy. Oznacza to konieczność przekazania do sekcji finansowej WKAiA w terminie nie później niż 10 dni roboczych przed rozpoczęciem wykonywania umowy wszystkich informacji dotyczących drugiej strony umowy oraz przedmiotu umowy (imię, nazwisko, adres, dane podatkowe, nr konta, okres na jaki umowa zostaje zawarta, kwota umowy lub stawka godzinowa, nazwisko osoby przyjmującej wykonanie dzieła/zlecenia)

W umowach ani w załącznikach do umów (rachunek) nie należy samodzielnie wpisywać dat. Wpisanie dat uruchamia termin zgłoszenia umowy do ZUS, które są krótkie i ściśle określone.


W umowach w sekcji „reprezentowanym przez” należy wpisać dr hab. Józefa Pawłowskiego – prodziekana WKAiA,
działającego na podstawie pełnomocnictwa Rektora Uniwersytetu Warszawskiego nr BP-015-0-126/2026 z dnia 7 lutego 2026 r., zwanym dalej „Dającym Zlecenie”


Zawieranie umów cywilno-prawnych w Uniwersytecie Warszawskim regulują zarządzenia

Rektora UW opublikowane na stronie Biura Prawnego UW:

http://bp.uw.edu.pl/do-pobrania/

Wytyczne dotyczące zawierania umów cywilnoprawnych w praktyce Uniwersytetu Warszawskiego

(określające charakter umowy zlecenia, umowy o dzieło oraz umowy o dzieło z przeniesieniem praw autorskich) – plik pdf


Zgodnie z obowiązującymi przepisami uznaje się, że w wyniku zawarcia umowy o dzieło powstaje tzw. zobowiązanie rezultatu. Istotą dzieła wykonawcy jest nie samo działanie, ale konkretny jego rezultat w umówionej postaci. Dzieło może mieć postać materialną lub niematerialną, musi mieć indywidualny charakter oraz odpowiadać osobistym potrzebom zamawiającego.

Przedmiotem umowy o dzieło nie może być czynność powtarzalna i odtwórcza (np zajęcia dydaktyczne)


UMOWY O DZIEŁO ZAWIERANE Z OSOBAMI NIE BĘDĄCYMI PRACOWNIKAMI UW

Uniwersytet  Warszawski  jest zobligowany do zgłaszania do ZUS umów o dzieło, zawartych z osobami niepozostającymi w stosunku  pracy z Uniwersytetem, w terminie  7 dni od daty zawarcia  umowy.

Do Sekcji Prac Zleconych i Honorariów Kwestury należy przekazać w terminie 4 dni od daty zawarcia  umowy oryginał umowy o dzieło wraz z wypełnionym  i podpisanym przez dziekana /kierownika jednostki drukiem RUD – zgłoszeniem umowy o dzieło w wersji papierowej (wydruk wersji elektronicznej z pliku RUD.xlsx)

Jednocześnie wypełniony formularz RUD należy przekazać w wersji elektronicznej (plik RUD.xlsx) na adres mailowy dzielo2021@adm.uw.edu.pl z zaznaczeniem w tytule wiadomości

  • numeru umowy,
  • działu gospodarczego,

co pozwoli na przesłanie zgłoszenia umowy za pośrednictwem platformy ZUS PUE.

Załącznik: zgłoszenie do ZUS [RUD.xlsx]


 UMOWY WRAZ Z ZAŁĄCZNIKAMI NALEŻY ZAWIERAĆ WYŁĄCZNIE W JĘZYKU POLSKIM

Zasada ta dotyczy także wystawionych rachunków. Tłumaczenia udostępnione są jedynie w celu ułatwienia osobom obcojęzycznym zapoznania się z treścią podpisywanych dokumentów

Anglojęzyczne wersje umów cywilno-prawnych znajdują się na stronie:

, https://sp.uw.edu.pl/Kwestura/srw/UMOWY_ZLECENIA/Forms/AllItems.aspx

(logowaniem kontem CAS)

Wersja umowy w języku angielskim musi być tożsama z wersją w języku polskim.


Pracownicze Plany Kapitałowe

Uczestnictwo w PPK jest dobrowolne. Przystąpienie i rezygnacja z udziału w PPK odbywa się na podstawie złożenia odpowiednich oświadczeń, których wzory są dostępne na stronie:

https://bsp.adm.uw.edu.pl/bsp-druki-do-pobrania/

(zakładka Pracownicze Plany Kapitałowe)


Kalkulatory

Pozostałe kalkulatory: https://kalkulatory.gofin.pl/

 

Umowy cywilno-prawne – formularze umów do pobrania

Aktualne wzory umów cywilnoprawnych (wraz z wersjami anglojęzycznymi) znajdują się na stronie Kwestury UW: https://sp.uw.edu.pl/Kwestura/srw/UMOWY_ZLECENIA/Forms/AllItems.aspx (logowanie kontem Active Directory)


FORMULARZE UMÓW DO POBRANIA:

  1. Umowa zlecenia zawierana z osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą

2. Umowa zlecenia zawierana z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej

3. Umowa zlecenia, której przedmiotem jest prowadzenie zajęć dydaktycznych zawierana z osobą fizyczną, osobą prawną, jednostką organizacyjną prowadzącą działalność gospodarczą wystawiająca faktury w KSeF

4. Umowa zlecenia, której przedmiotem jest prowadzenie zajęć dydaktycznych zawierana z osobą fizyczną, osobą prawną, jednostką organizacyjną prowadzącą działalność gospodarczą wystawiająca faktury poza KSeF

5. Umowa zlecenia, której przedmiotem jest prowadzenie zajęć dydaktycznych zawierana z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej

6. Umowa o dzieło wraz z przeniesieniem praw autorskich zawierana z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej

7. Umowa o dzieło wraz z przeniesieniem praw autorskich zawierana z osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą

8. Umowa o dzieło zawierana z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej

9. Umowa o dzieło zawierana z osobą fizyczną, osobą prawną lub jednostką organizacyjną prowadzącą działalność gospodarczą

 

10. Umowa wydawnicza

FORMULARZE POZOSTAŁYCH UMÓW:


Komunikat Kwestora nr 4/2022 z dnia 21 lipca 2022 roku
w sprawie wprowadzenia procedury rozliczania wynagrodzeń dla osób biorących udział w badaniu w ramach realizowanych projektów badawczych

– należy uwzględnić doliczenie 17% podatku


FORMULARZE ZUS DO UMÓW:

Od dnia 16.05.2021 r. zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 23 kwietnia 2021 r. (Dz. U. 2021 r. poz. 846) zmieniły się wzory formularzy zgłoszeniowych ZUS ZZA i ZUS ZUA.

W nowych formularzach ubezpieczony zobowiązany będzie do podania informacji o wykonywanym zawodzie.
W formularzu ZUS ZUA należy wypełnić pole 01 „Kod wykonywanego zawodu” w bloku X, natomiast w formularzu ZUS ZZA należy wypełnić pole 02 ,,Kod wykonywanego zawodu” w bloku V.


Do umów zlecenie, zgłaszanych do ZUS od 16.05.2021 r. należy dołączać nowe formularze zgłoszeniowe. Nie będzie możliwości zarejestrowania umowy bez podanego kodu zawodu, tym samym nie będą przyjmowane formularze na dotychczasowych wzorach. W załączeniu znajdują się wzory nowych formularzy oraz link do katalogu kodów wykonywanego zawodu http://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsQ?id=WDU20180000227, zgodny z klasyfikacją zawodów, która określona jest przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej

Tak zwany „różowe druki” ZUS potrzebne są dla osób niezatrudnionych na podstawie umowy o pracę UW tylko do umowy zlecenia.

„Różowe druki” są ważne tylko 3 dni od daty podpisania umowy!

  • W przypadku osoby niepracującej (lub emeryta, doktoranta) – do umowy zlecenia muszą zostać dołączone wypełnione druki ZUA i ZWUA
  • W przypadku osoby, która pracuje poza UW – do umowy zlecenia muszą zostać dołączone wypełnione druki ZZA i ZWUA
Formularz ZUA_i_ZZA 2021_(załącznik PRSG.276.2021) Zgłoszenie do ubezpieczeń/zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej
Formularz ZUS ZWUA Wyrejestrowanie z ubezpieczeń
Aktualizacja 14.05.2021 r.
Formularz ZUS ZCNA Zgłoszenie danych o członkach rodziny dla celów ubezpieczenia zdrowotnego
Zakupy (książki, materiały, aparatura)

Aktualne informacje o firmach obsługujących UW przy zakupie danych materiałów i usług dostępne są na stronie:

https://dzp.uw.edu.pl/umowy-ogolnouniwersyteckie/

UWAGA! Należy na bieżąco monitorować zmiany w zakresie firm wyłonionych do dostarczania towarów i usług dla UW


W związku z wdrażaniem nowego systemu finansowo-kadrowego SAP na UW, wszelkie wydatkowane środki (zakupy) winny być poprzedzone złożeniem tzw. Wniosek-ws.-realizacji-zakupow-lub-uslug_WKAiA2026.docx.  i zaakceptowaniem ich zakupu przez prodziekana ds. finansowych Wydziału.

Brak złożenia wspomnianego wniosku będzie skutkował nieprzyjęciem do rozliczenia przez Wydział przedłożonych faktur i wobec tego koniecznością pokrycia tych kosztów przez osobę, która wydatkowała środki finansowe.


UWAGA – WPROWADZENIE KRAJOWEGO SYSTEMU ELEKTRONICZNYCH FAKTUR (KSeF)

Z dniem 1 lutego 2026 r. wchodzi w życie obowiązek stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (dalej zwany KSeF). Matryca identyfikatorów wewnętrznych KSeF stanowi załącznik do Komunikatu Kwestora nr 5/2025 z dnia 11 grudnia 2025 r. w sprawie faktur zakupowych w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).

DANE FAKTURY W KSEW DLA WKAiA

UNIWERSYTET WARSZAWSKI
WYDZIAŁ KULTUR AZJI I AFRYKI
UL. KRAKOWSKIE PRZEDMIEŚCIE 26/28

00-927 WARSZAWA
NIP:525-001-12-66

W POLU „PODMIOT3”:
– IDWew 5250011266-13606
– faktura.d136@uw.edu.pl

Dodatkowy opis: IMIĘ I NAZWISKO KUPUJĄCEGO


ROZLICZENIE GOTÓWKOWE


Zakup książek od osób prywatnych


Zamówienia – materiały, papier, tonery

  • PAPIER

W wyniku przeprowadzonego postępowania nrPOUZ-361/3/2024/DZP prowadzonego w trybie podstawowym na „Sukcesywne dostawy artykułów papierniczych dla jednostek Uniwersytetu Warszawskiego” została wybrana firma: EKO-BIURO  Marcin Kiciński i Wspólnicy Sp. K. z siedzibą w Warszawie przy ul. Pola Karolińskie 4, 02-401 Warszawa. Z firmą została zawarta umowa na okres 12 miesięcy od dnia 15 maja 2024 r., lub do wyczerpania kwoty, na którą została zawarta umowa.

Jednostką organizacyjną UW odpowiedzialną za koordynację wykonania Umowy jest Biuro Gospodarczo-Logistyczne. Ewentualne problemy, w szczególności nienależytą realizację Umowy przez Sprzedawcę, należy zgłaszać na adres e-mail: bg@adm.uw.edu.pl

Na podstawie umowy można zamawiać tylko produkty znajdujące się w katalogu.  

Źródło: https://dzp.uw.edu.pl/umowy-ogolnouniwersyteckie/dostawy-artykulow-papierniczych/

******************************************

  • TONERY
  • W wyniku przeprowadzonego postępowania nr POUZ-361/271/2023/DZP prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na „Sukcesywną sprzedaż z  dostawą materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kopiarek dla jednostek Uniwersytetu Warszawskiego” została zawarta umowa  z firmą Golden Line Sp. z o.o.,  ul. Krakowska 150, 35-506 Rzeszów, na okres 24 miesięcy tj. od dnia 15 marca 2024r. do 15 marca 2026r. lub do wyczerpania kwoty umowy.
    Jednostką organizacyjną UW odpowiedzialną za koordynację wykonania Umowy jest Biuro Gospodarczo-Logistyczne. Ewentualne problemy, w szczególności nienależytą realizację Umowy przez Sprzedawcę, należy zgłaszać na adres e-mail: bg@adm.uw.edu.pl

    Dostawa nastąpi w przeciągu 5 dni roboczych od dnia złożenia zamówienia.

Dostawca ma obowiązek zgodnie z § 1 p.7 odbierać bezpłatnie zużyte tonery od jednostek UW.
Po uzbieraniu i zapakowaniu przesyłki o wymiarach 50x50x70cm, do 30 kg, prosimy o kontakt w celu zamówienia odbioru biuro@golden-line.pl jak również do wiadomości: marta.jaczewska@adm.uw.edu.pl i sylwia.grzesiak@adm.uw.edu.pl, podając swoje dane kontaktowe email, telefon oraz dokładny adres.

Źródło: https://dzp.uw.edu.pl/umowy-ogolnouniwersyteckie/dostawy-materialow-eksploatacyjnych/

******************************************

  • MATERIAŁY BIUROWE
    AMAD Sp. z o.o. 

W wyniku przeprowadzonego postępowania nr POUZ-361/17/2024/DZP prowadzonego w trybie podstawowym na „Sukcesywne dostawy artykułów biurowych dla jednostek Uniwersytetu Warszawskiego” została wybrana firma AMAD Sp z.o.o. z siedzibą przy ul. Łąkowej 31, 05-092 Łomianki, tel. 22 751 51 03, 22 864 54 84. Z ww. firmą została zawarta umowa na okres 24 miesięcy od dnia 20 maja 2024 r., lub do wyczerpania kwoty, na którą została zawarta umowa.

Jednostką organizacyjną UW odpowiedzialną za koordynację wykonania Umowy jest Biuro Gospodarczo-Logistyczne. Ewentualne problemy, w szczególności nienależytą realizację Umowy przez Sprzedawcę, należy zgłaszać na adres e-mail: bg@adm.uw.edu.pl

Na podstawie umowy można zamawiać tylko produkty znajdujące się w katalogu.  

Źródło: https://dzp.uw.edu.pl/umowy-ogolnouniwersyteckie/

Skan zamówienia z odpowiednimi podpisami należy wysłać na adres: zamowienia@amad.pl

Poza przetargiem można nabywać wszystkie produkty, które nie wchodzą w skład przetargu (nie wymienione w katalogu).

******************************************

Biuro Promocji UW

– Wizytówki służbowe
– Materiały promocyjne
– Kalendarze książkowe i ścienne


 

ZAKUP KOMPUTERÓW I OPROGRAMOWANIA

Dostawy akcesoriów komputerowych

W wyniku przeprowadzonego postępowania nr POUZ-362/179/2025/DZP prowadzonego w trybie podstawowym na „Sukcesywne dostawy akcesoriów komputerowych  dla jednostek Uniwersytetu Warszawskiego” firmą  DISPLAY MEDIA GOŁĘBIOWSKA, POLEWCZYK SPÓŁKA JAWNA została zawarta umowa na okres 24 miesięcy tj. od dnia 27 października 2025 r.

Umowa nr POUZ-362/179/2025/DZP – dot. dysków wewnętrznych i zewnętrznych, pendrive’ów, toreb/etui na laptopy i kabli usb/hdmi

  • Jednostką organizacyjną UW odpowiedzialną za koordynację wykonania Umowy jest Biuro Gospodarczo-Logistyczne. Ewentualne problemy, w szczególności nienależytą realizację Umowy przez Sprzedawcę, należy zgłaszać na adres e-mail: sylwia.grzesiak@adm.uw.edu.pl

Na podstawie umowy można zamawiać tylko produkty znajdujące się w katalogu.

Sprzęt komputerowy

Formularze zamówienia na sprzęt komputerowy i oprogramowanie każdy pracownik uzupełnia we własnym zakresie. Gotowe zamówienie należy przekazać do podpisów Władz WKAiA do Sekcji Finansowej WKAiA. Uprzejmie prosimy o osobiste monitorowanie procesu zamówienia.

Zakupy sprzętu komputerowego dla jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Warszawskiego realizowane są zgodnie z zarządzeniem nr 294 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 31 grudnia 2020 r. w sprawie trybów, zasad i form udzielania przez Uniwersytet Warszawski zamówień publicznych na usługi, dostawy oraz roboty budowlane oraz organizowania konkursów – ZARZĄDZENIE.

Procesy zakupowe realizowane są w dwojaki sposób:

  • Sprzęt komputerowy wg indywidualnej specyfikacji – DWI współpracuje z DZP w procesie zbierania zapotrzebowań z jednostek uniwersyteckich do przetargów organizowanych centralnie.
  • Sukcesywna zakupy standardowego sprzętu komputerowego – sukcesywne dostawy mają na celu usprawnienie zakupów realizowanych w ramach umowy, a przy okazji ujednolicić sprzęt używany w uczelni. Standardy oferowanego sprzętu obowiązują administrację centralną UW, ale inne jednostki mogą korzystać z tej formy zakupu. Zamówienia na sprzęt komputerowy, są wykonywane w ramach umowy, zawartej po przeprowadzeniu postępowania przetargowego w procedurze unijnej. Wartość zamówienia oszacowana jest na podstawie dotychczasowych zakupów sprzętu komputerowego oraz aktualnej oferty rynkowej.

Pełna oferta sprzętu wraz z cenami dostawców jest tutaj: Sprzęt – Cennik

DWI realizuje zamówienia oraz przekazuje wnioski przetargowe do DZP zgodnie z harmonogramem:

Stacjonarny sprzęt komputerowy objęty jest zerową stawką VAT zgodnie z Ustawą z dn. 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm., art. 83 ust.1 pkt 26)

UWAGA

DWI nie realizuje zakupów sprzętu audiowizualnego (rzutników, projektorów, itp.).

Zakupy sprzętu “peryferyjnego” (mysz, klawiatura, dyski, itp.) realizowane są przez Biuro
Gospodarcze.

Źródło: https://it.uw.edu.pl/pl/uslugi/UslugiZakupySprzet/

  • oprogramowanie standardowe biurowe i antywirusowe: Microsoft, Corel, ABBYY, Kaspersky i ESET

Zakupy licencji oprogramowania, których nie ma w ofercie centralnej, jednostki organizują we własnym zakresie.
Kontakt: licencje@adm.uw.edu.pl

Więcej informacji: https://it.uw.edu.pl/pl/uslugi/UslugiZakupyLicencje/


Uwaga: w związku z ZARZĄDZENIEM NR 94 REKTORA UNIWERSYTETU WARSZAWSKIEGO z dnia 9 września 2019 r. w sprawie Zasad uznawania składników majątkowych za środki trwałe, wartości niematerialne i prawne oraz sposób ich amortyzacji i ewidencji  urządzeniem podlegającym ewidencji jako środek trwały jest:
1) jednostka centralna;
2) monitor;
3) drukarka;
4) skaner;
5) nagrywarka zewnętrzna;
6) urządzenie wielofunkcyjne, np. łączące funkcje drukarki, skanera, itp.

Za podstawową jednostkę podlegającą ewidencji jako środek trwały przyjmuje się pojedynczy składnik majątku trwałego spełniający określone funkcje.

Dysk zewnętrzny o wartości nieprzekraczającej 1.000,00 PLN należy uznać za materiał.

Druki przyjęcia środka trwałego (po zakupie aparatury lub składnika niskocennego) obowiązujące od 9 września 2019 roku

ZARZĄDZENIE NR 94 REKTORA UW z dnia 9 września 2019 r. w sprawie Zasad uznawania składników majątkowych za środki trwałe, wartości niematerialne i prawne oraz sposób ich amortyzacji i ewidencji [pdf]


 Cennik wynajmu sal

  • Wykaz sal w dyspozycji administracji centralnej wraz ze stawkami za używanie dla jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Warszawskiego oraz na cele nie związane z prowadzeniem zajęć dydaktycznych.

Rezerwacje sal prowadzi Biuro Spraw Studenckich: tel. 22 55 24 020

https://bgl.uw.edu.pl/cennik-wynajmu-sal/

Wyjazdy służbowe

Pracownik planujący zagraniczną podróż służbową ma obowiązek:

– informację co z zajęciami podczas planowanego wyjazdu,
– podpis kierownika,
– załącznik (zaproszenie, harmonogram, itp.)


Szczegółowe wytyczne dot. podróży służbowych znajdują się na stronie BWZ – http://bwz.uw.edu.pl/podroze-sluzbowe/


FINANSOWANIE WYJAZDÓW OSÓB NIEZATRUDNIONYCH NA UW (DOTYCZY TAKŻE STUDENTÓW I DOKTORANTÓW)

W związku z Zarządzeniem nr 28 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 25 lipca 2011 r.  w sprawie wprowadzenia ,,Instrukcji o szczegółowych zasadach, regulujących wyjazdy zagraniczne pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Warszawskiego oraz trybie ich rozliczania”, na mocy § 1 pkt 2:
Wyjazdy za granicę mogą odbywać:
1) pracownicy, doktoranci i studenci  w ramach skierowań udzielanych w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych;
2) pracownicy – w ramach podróży służbowych;
3) doktoranci i studenci – w ramach realizacji zadań Uniwersytetu Warszawskiego;
4) inne osoby – w ramach realizacji zadań Uniwersytetu Warszawskiego na podstawie umów cywilnoprawnych,
udostępniamy:

Niezależnie od ww. umowy udział takich osób w zadaniach Uniwersytetu następuje na podstawie umowy cywilno-prawnej regulującej zakres wykonywanych prac oraz wysokość wynagrodzenia. Oznacza to, że z osobą niebędącą pracownikiem/doktorantem/studentem UW należy zawierać obie umowy – cywilno-prawną zawierającą zakres czynności w danym projekcie badawczym (nawet na 0,00 zł – taką „zerową” umowę rejestruje się tylko w Jednostce, nie trzeba przekazywać jej do Kwestury) oraz wzór umowy zawieranej z osobami nie będącymi pracownikami lub będącymi doktorantami / studentami UW

Źródło:

Umowy i dodatki w projektach badawczych

UWAGA: Począwszy od konkursu 21 NCN (czyli od Opus 11) pracownik (czyli osoba aktualnie zatrudniona w Jednostce UW na podstawie umowy o pracę), który ma otrzymać wynagrodzenie z projektu, może je otrzymać tylko jako wynagrodzenie dodatkowe w postaci dodatku zadaniowego lub wynagrodzenia uzupełniającego.

Dodatek wielorazowy należy obliczać uwzględniając tzw. 13-tkę. Jeśli byłby to dodatek jednorazowy (np. raz na rok) – wypłacany jest w całości jednorazowo, bez uwzględniania trzynastej pensji. Dodatek jednorazowy nie może przekroczyć 80% kwoty miesięcznej pensji zasadniczej (uwaga – dodatki sumują się, należy się upewnić, że planowana kwota jest możliwa do wypłacenia).

  1. Wniosek o przyznanie dodatku zadaniowego

Od 1 maja 2025 r. w Uniwersytecie Warszawskim wdrażane jest elektroniczne wnioskowanie o przyznanie dodatku zadaniowego w Systemie Zarządzania Dokumentami Uniwersytetu Warszawskiego DocSense — https://ds.uw.edu.pl/. (instrukcja.pdf)

Jeżeli wynagrodzenie w ramach projektu miałoby przekroczyć 80% wysokości wynagrodzenia zasadniczego, nie może być wypłacone jako dodatek jednorazowy. W takiej sytuacji wypłacamy Wynagrodzenie uzupełniające,

  1. Oświadczenie dotyczące zaangażowania czasowego w programach, projektach lub przedsięwzięciach – dokument docx.
  2. Wniosek o przyznanie wynagrodzenia uzupełniającego w programach, projektach, przedsięwzięciach – dokument docx.
  3. Wniosek o przyznanie wynagrodzenia uzupełniającego poza programami, projektami lub przedsięwzięciami – dokument docx.
  4. Wniosek o oddelegowanie pracownika do realizacji zadań w programie, projekcie lub przedsięwzięciu – dokument docx.
  5. Zakres zadań powierzonych pracownikowi – dokument docx.
  6. Zlecenie wypłaty wynagrodzenia uzupełniającego określonego stawką godzinową lub dzienną – dokument docx.

Tabela stawek kwotowych oraz szczegółowe kryteria stanowiące podstawę obliczania wynagrodzenia uzupełniającego – Załącznik nr 1 do zarządzenia nr 93 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 11 września 2024 r. w sprawie zmiany zarządzenia nr 75 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 17 kwietnia 2020 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przyznawania wynagrodzenia uzupełniającego – plik pdf.

Tabela stawek godzinowych osób zatrudnionych w programach, projektach lub przedsięwzięciach w trybie § 2 ust. 5 pkt 3, według ról, o których mowa w § 3 ust. 3 pkt 14-22 zarządzenia – Załącznik nr 2 do zarządzenia nr 93 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 11 września 2024 r. w sprawie zmiany zarządzenia nr 75 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 17 kwietnia 2020 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przyznawania wynagrodzenia uzupełniającego – plik pdf.

 

https://bsp.adm.uw.edu.pl/bsp-druki-do-pobrania/


Umowa o pracę w ramach projektu badawczego

  • Począwszy od II połowy roku 2018 – Osoba na stanowisku typu post-doc musi spełniać dodatkowy warunek: w ciągu ostatnich dwóch lat przed podjęciem zatrudnienia w projekcie nie była zatrudniona na podstawie umowy o pracę w podmiocie, w którym będzie realizowany projekt badawczy. Pełna definicja osoby na stanowisku post-doc zawarta jest w Regulaminie przyznawania środków na realizację zadań finansowanych przez Narodowe Centrum Nauki w zakresie projektów badawczych, staży po uzyskaniu stopnia naukowego doktora oraz stypendiów doktorskich.

Informujemy również, że w konkursie OPUS 16 Kierownik projektu zobowiązany jest prowadzić działalność naukowo-badawczą w miejscu wskazanym jako miejsce realizacji projektu przez co najmniej 50% czasu trwania projektu. Do okresu tego zalicza się niezbędne dla realizacji projektu wyjazdy służbowe, w szczególności związane z badaniami terenowymi, udziałem w konferencjach naukowych, przeprowadzaniem kwerend czy stażami.

WIęcej: https://www.ncn.gov.pl/finansowanie-nauki/konkursy

  • W celu wszczęcia procedury związanej z zatrudnieniem beneficjenta grantu w ramach projektu na Wydziale Kultur Azji i Afryki należy zgłosić się do pani mgr Ewy Szczerkowskiej, Kierownika Dziekanatu WKAiA UW – kontakt

Formularze niezbędne do zatrudnienia na UW znajdą Państwo na stronie: http://bsp.adm.uw.edu.pl/bsp/druki-i-formularze/


Przykłady: http://www.zus.pl/default.asp?p=1&id=5835

Umowy cywilno-prawne (zlecenie, dzieło, autorska)


Wykonawcy zbiorowi w projektach

Komunikat Kwestora nr 5/2023 z dnia 1 sierpnia 2023 roku w sprawie wprowadzenia procedury rozliczania wynagrodzeń dla osób biorących udział w badaniu w ramach realizowanych projektów badawczych

Załącznik nr 1 [pobierz docx] (przed wydrukowaniem należy wyłączyć komentarze)

Załącznik nr 2 [pobierz docx]

Załącznik nr 3 [pobierz docx]

Załącznik nr 4 [pobierz xlsx]

Załącznik nr 5 [pobierz docx]

Załącznik nr 6 [pobierz docx]

Źródło: https://kwestura.uw.edu.pl/komunikat-kwestora-nr-5-2023/

Umowy z podmiotami zewnętrznymi

1. Zawieranie umów z podmiotami, w przypadku których nie jest możliwe zastosowanie formularzy umów zatwierdzonych przez UW, wymaga zaopiniowania przez Biuro Prawne UW. W związku z tym konieczne jest przedstawienie z odpowiednim wyprzedzeniem władzom dziekańskim WKAiA projektu takiej umowy, aby Biuro Prawne mogło wydać opinię i zatwierdzić umowę do podpisania. Procedowanie umów przez BP może trwać do kilkunastu dni co należy uwzględnić w kontekście planowanego terminu wejścia umowy w życie.

W przypadku umów z podmiotami zagranicznymi do podpisania umowy konieczne jest uzyskanie przez Dziekana WKAiA odrębnego pełnomocnictwa od Rektora UW. Jest to dodatkowa procedura zajmująca określony czas, którą także należy uwzględnić w kontekście planowanego terminu wejścia umowy w życie.

2. Przelewy na rzecz podmiotów (oraz osób) zewnętrznych realizowane na podstawie faktur lub umów (rachunków) są procesem zajmujący określony czas i składającym się z etapów (przetworzenie dokumentacji w Wydziale a następnie w Kwesturze). Oznacza to, że terminy płatności za podejmowane zobowiązania wobec podmiotów i osób zewnętrznych należy ustalać z odpowiednim zapasem czasowym. Oznacza to także, że faktury wystawione przez podmioty zewnętrzne, na podstawie których ma być dokonana płatność należy przekazywać do sekcji finansowej WKAiA niezwłocznie po ich uzyskaniu.

3. Zgodnie z Komunikatem Kwestora Nr 5/2019 z dnia 28 października 2019 roku w sprawie wprowadzenia mechanizmu podzielonej płatności – split payment w Uniwersytecie Warszawskim w umowach zawieranych z kontrahentami zewnętrznymi na wykonanie usługi konieczne jest zawarcie klauzuli o podzielonej płatności.

Wszystkie płatności za faktury i zaliczki dla kontrahentów krajowych (niezależnie od kwoty na jaką opiewają), na których wykazana jest kwota podatku VAT co najmniej 0,01 zł, w UW będą realizowane z zastosowaniem mechanizmu podzielonej  płatności  – split payment.

Propozycja treści klauzuli do umieszczenia w umowie: 

  1. Zamawiający oświadcza, że będzie realizować płatności za faktury z zastosowanie mechanizmu podzielonej płatności, tzw. split payment.
  2. Wykonawca   oświadcza,   że   wyraża   zgodę   na   dokonywanie   przez   Zamawiającego płatności w systemie podzielonej płatności.
  3. Wykonawca oświadcza, że numer rachunku rozliczeniowego wskazany we wszystkich fakturach, które będą wystawione w jego imieniu, jest rachunkiem dla którego zgodnie z rozdziałem 3a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Prawo bankowe (Dz. U. z 2018 poz. 2187 ze zm.) prowadzony jest rachunek VAT.
Konferencje – wytyczne

UWAGA: Organizując konferencję proszę zwrócić uwagę na prawidłowość dostarczonych do Sekcji Finansowej dokumentów.

  1. Przed konferencją należy złożyć Preliminarz kosztów konferencji ,
  2. Podczas rozliczania konferencji – faktury za catering należy dostarczyć wraz z załącznikiem, w którym wyszczególnione będą pozycje składowe faktury (tzn. menu z określeniem liczby osób, dla których zostało przewidziane)

Formularz wynajmu sali – do pobrania ze strony http://ben.uw.edu.pl/dokumenty-do-pobrania/

FORMULARZ REZERWACJI SAL

  • Formularz rezerwacji i zgłoszenia imprez [pdf]
  • Formularz rezerwacji i zgłoszenia imprez [docx]

I. Złożenie formularza

1. Formularz składamy na dodatkowe wydarzenia nie związane z zajęciami dydaktycznymi (cyklicznymi).

II. Termin złożenia formularza

1. Formularz przyjmowany jest maksymalnie na miesiąc przed wydarzeniem.
2. W przypadku imprezy do 50 uczestników formularz powinien zostać złożony najpóźniej na 5 dni przed terminem rozpoczęcia imprezy.
3. W przypadku imprezy powyżej 50 uczestników formularz powinien zostać złożony najpóźniej na 2 tygodnie przed terminem rozpoczęcia imprez.

III. Podpisy i pieczątki

1. W przypadku jednostek UW wymagany jest podpis i pieczątka osoby z władz danej jednostki.
2. W przypadku Kół Naukowych, Samorządów Studentów/Doktorantów podlegających pod Jednostki Wydziałowe, wymagany jest podpis i pieczątki: Dziekana, Prodziekana, Dyrektora lub Kierownika Jednostki (zgoda na powstanie i funkcjonowanie pochodzi od Władz Uniwersytetu Warszawskiego*) lub wymagany jest podpis i pieczątka: Przewodniczącego lub uprawomocnionego zastępcy (Zarząd samorządu Studentów, Zarząd Samorządu Doktorantów).
3. W przypadku Stowarzyszeń (Organizacji Studenckich/Doktoranckich) Ogólnouczelnianych (zarejestrowane poza UW lecz posiadające  zgodę Władz UW na funkcjonowania na terenie Uniwersytetu Warszawskiego*) wymagany jest podpis i pieczątka: Członka Zarządu (np. Niezależne Zrzeszenie Studentów).

IV. Forma złożenia formularza

1. Formularz można przesłać skanem na maila (n.furman@adm.uw.edu.pl lub mateusz.matyjasek@adm.uw.edu.pl) – nie jest wymagany oryginał.

2. Formularz można przesłać pocztą lub pocztą uniwersytecką bądź przynieść osobiście do BEN (Biuro Ewidencji Nieruchomości, Audytorium Maximum, pok. 8, Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warszawa).

V. Zgoda:

1. Decyzja wydawana jest do tygodnia czasu od momentu złożenia wniosku.


ZAKWATEROWANIE W WARSZAWIE

Na stronie BWZ http://bwz.uw.edu.pl/zakwaterowanie-w-warszawie/ znajduje się aktualna lista obiektów, z którymi Uniwersytet Warszawski ma zawarte umowy.

  1. Przy dokonywaniu rezerwacji należy w każdym przypadku upewnić się, czy ceny oferowane na dany termin przez hotel lub internetowe systemy rezerwacji (np. Booking.com,) nie są niższe od cen wynegocjowanych przez Uniwersytet. Rezerwacji należy dokonać według korzystnych dla zamawiającego cen, bez powoływania się w takich przypadkach na ustalenia umowy z Uniwersytetem. Poza ceną należy zwrócić również uwagę na możliwość odroczonej płatności oraz bezkosztowego anulowania rezerwacji.
  2. Pytania dotyczące dostępności pokoi należy kierować do działu rezerwacji danego obiektu.
  3. Pytania o rezerwacje dla grup (od 10 osób) należy kierować do przedstawicieli hoteli wymienionych na stronie BWZ.
  4. W razie pytań prosimy o kontakt z BWZ: international@adm.uw.edu.pl, +48 22 55 24 008.

INFORMACJE DODATKOWE

1. Uzyskanie usługi WIFI na konferencję więcej
2. Dodatkowe wyposażenie audiowizualne/sprzęt do tłumaczenia symultanicznego więcej
3. Jednostka/podmiot zapewniający ew. ochronę/służbę porządkową oraz umożliwiająca wjazd na kampusy uniwersyteckie więcej
4. Opinia Inspektorat BHP i Ochrony Przeciwpożarowej w przypadku imprez powyżej 50 osób więcej

Biuro ds. Nieruchomości

Cennik

W sprawie wynajmu pomieszczeń na terenie Biblioteki Uniwersyteckiej przy ul. Dobrej 56/66, należy kontaktować się z BUW.

 


UWAGA:

na UW obowiązuje konieczność skorzystania z usług firm, które wygrały przetarg na usługi cateringowe

Aktualne dane dot. firm obsługujących cateringi znajdą Państwo na stronie: https://dzp.uw.edu.pl/umowy-ogolnouniwersyteckie/catering/

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Materiały o UW

Biuro Promocji UW

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

WI-FI na konferencje

https://it.uw.edu.pl/pl/uslugi/UslugiInternetWiFiKonferencje/


Domena, konto funkcyjne

Każdy adres w domenie uw.edu.pl musi być zatwierdzony przez Biuro Rzecznika UW.
Prośbę o akceptacje poddomeny w domenie uw.edu.pl można składać w formie elektronicznej przez formularz dostępny na stronie://strony.uw.edu.pl/utworzenie-poddomeny-uw/
Po zakończeniu procesu tworzenia strony konieczny jest kontakt z DSK w celu przypięcia domeny produkcyjnej do utworzonej strony.

Konto funkcyjne

Nazwa konta funkcyjnego elektronicznej poczty uniwersyteckiej odpowiada nazwom funkcji, podmiotów, jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Warszawskiego i organizacji studenckich lub doktoranckich.

Wniosek o konto funkcyjne złóż za pośrednictwem DocSense (Utwórz dokument -> Wniosek o usługi Google) i w zakładce AKCEPTACJA dodaj kierownika projektu/ jednostki.

Od dnia 1 czerwca 2023 wnioski o założenie konta funkcyjnego będą obsługiwane wyłącznie za pośrednictwem DocSense.

 


Organizacja imprez, wynajem sal i powierzchni w ramach puli ogólnouniwersyteckiej

Jednostki organizacyjne Uniwersytetu Warszawskiego, uniwersyteckie organizacje studenckie i doktoranckie mają możliwość rezerwacji pomieszczeń w uniwersyteckich budynkach z puli ogólnouniwersyteckiej oraz przestrzeniach na terenach Kampusu Centralnego i Kampusu Ochota będących w dyspozycji Biura Ewidencji Nieruchomości, Biura ds. Nieruchomości „Powiśle” oraz Biura Gospodarczego, w pionie Z-cy Kanclerza ds. Nieruchomości m.in. w Auditorium Maximum, Starej Bibliotece Uniwersyteckiej, Pałacu Kazimierzowskim, Pałacu Tyszkiewiczów-Potockich, Budynku dydaktycznym przy ul. Dobrej 55, Budynku dydaktycznym przy ul. Żurawiej 4 oraz w budynku Biblioteki Uniwersyteckiej w Warszawie lub jej Ogrodach (BUW)* na dodatkowe wydarzenia w tym: kongresy, konferencje, sympozja i seminaria naukowe, wykłady otwarte, spotkania uczelnianych organizacji studenckich i doktoranckich, kursy i szkolenia, a także inne wydarzenia. W ofercie dostępnych jest kilkadziesiąt sal o różnej powierzchni i charakterze: duże aule konferencyjne, sale wykładowe, sale ćwiczeniowe, jak również sale zabytkowe.

Z-ca Kanclerza ds. Nieruchomości podejmuje decyzje w sprawie udostępniania sal/budynków/terenów z puli ogólnouniwersyteckiej.

Przedsięwzięcia

Z-ca Kanclerza ds. Nieruchomości podejmuje decyzje w sprawie organizacji akcji promocyjnych i reklamowych, sesji zdjęciowych, sesji plakatowych, wystaw, nagrań, imprez plenerowych i innych przedsięwzięć na terenie Kampusu Centralnego i Kampusu Ochota.

Rezerwacja sal i powierzchni poza pulą ogólnouniwersytecką

Zainteresowani rezerwacją sal w pozostałych budynkach UW powinni kontaktować się bezpośrednio z wydziałami i jednostkami zarządzającymi danymi Gmachami (Wydziały i jednostki)** bądź Administratorami budynków.

W sprawie wynajmu pomieszczeń na terenie Biblioteki Uniwersyteckiej przy ul. Dobrej 56/66 należy kontaktować się z bezpośrednio z BUW***.


UWAGA: Do obowiązków organizatora imprezy należy m. in.
zapewnienie ochrony
 lub służby porządkowej adekwatnej do liczby osób, miejsca i charakteru imprezy;
zapewnienie
 pomocy medycznej, w szczególności w zakresie udzielania pierwszej pomocy i postępowania w sytuacjach kryzysowych, odpowiednie dla liczby osób, miejsca i charakteru imprezy,
uzyskanie opinii Inspektoratu BHP i Ochrony Przeciwpożarowej.

  • ZARZĄDZENIE NR 63 REKTORA UNIWERSYTETU WARSZAWSKIEGO z dnia 31 grudnia 2014 r. w sprawie szczegółowych zasad prowadzenia gospodarki finansowej przez jednostki organizacyjne Uniwersytetu Warszawskiego
    gdzie znajdziemy zapis:
    § 6 Odpis ogólnouczelniany

    • 7. Nie pobiera się odpisu ogólnouczelnianego od przychodów:
      8) z tytułu wpływów od organizowanych konferencji. Konferencje nie podlegają dofinansowaniu dotacją celową ani dotacją z rezerwy Rektora oraz zwolnieniu z opłat za korzystanie z infrastruktury uczelnianej

  • Uniwersytet Warszawski podpisał umowę z firmą PayU S.A. Obecnie istnieje, więc możliwość korzystania z ofert firm: eCard S.A., First Data Polska S.A. (Polcard) oraz od 2 marca 2015 roku, PayU S.A.
Rachunki bankowe Wydziału Kultur Azji i Afryki

Rachunek złotowy Wydziału Kultur Azji i Afryki:

nr 10 1160 2202 0000 0000 4989 5290

Dane Banku: Bank Millennium S.A. o/Warszawa
ul. Stanisława Żaryna 2a
02-593 Warszawa
BIC/SWIFT: BIGBPLPW


Pozostałe nr  rachunków:
  • rachunek walutowy EURO (uniwersytecki):
    PL64 1160 2202 0000 0000 6084 9207
  • rachunek walutowy USD (uniwersytecki):
    PL95 1160 2202 0000 0000 6084 9231
  • rachunek PLN ogólny (uniwersytecki)
    nr 12 1160 2202 0000 0000 6084 9173

Każda wpłata musi być dokładnie opisana czego dotyczy. W przypadkach szczególnych, takich jak wpłaty za konferencje, szkoły letnie itp., szczególnie jeśli wpłaty pochodzą od osób lub podmiotów zza zagranicy konieczne jest uzgodnienie z sekcją finansową WKAiA treści tytułu przelewu.

Dane do faktur
DANE FAKTURY WYSTAWIANEJ W KSEF DLA WKAiA

UNIWERSYTET WARSZAWSKI
WYDZIAŁ KULTUR AZJI I AFRYKI
UL. KRAKOWSKIE PRZEDMIEŚCIE 26/28

00-927 WARSZAWA
NIP:525-001-12-66

W POLU „PODMIOT3”:
– IDWew 5250011266-13606
– faktura.d136@uw.edu.pl

Dodatkowy opis: IMIĘ I NAZWISKO KUPUJĄCEGO

*Kupującym może być jedynie etatowy pracownik WKAiA*

*Zakupy dokonywane przez osoby nie będące pracownikami WKAiA nie będą rozliczane ani refundowane*
Centralny Rejestr Umów - procedura i pliki do pobrania

ZARZĄDZENIE NR 6

   DZIEKANA WYDZIAŁU KULTUR AZJI I AFRYKI

             UNIWERSYTETU WARSZAWSKIEGO

       z dnia 18 czerwca 2026 r.

w sprawie wprowadzenia wewnętrznej procedury obsługi Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych

            Na podstawie § 3 ust. 2 Zarządzenia nr 43 Rektora UW z dnia 20 kwietnia 2026 r. w sprawie wprowadzania, udostępniania, aktualizowania i wycofywania informacji w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (Monitor UW z 2026 r. poz. 108) oraz na podstawie Zarządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 30 marca 2026 r. w sprawie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (Dz. U. z dn. 31 marca 2026 r., poz. 440) zarządza się, co następuje:

§ 1

Wprowadza się „Procedurę obsługi Centralnego Rejestru Umów na Wydziale Kultur Azji i Afryki UW”, stanowiącą załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.

§ 2

1. Powołuje się Pełnomocnika Dziekana ds. CRU, odpowiedzialnego za koordynację procesu, nadzór nad terminowością wpisów oraz kontakt z Pełnomocnikiem Rektora ds. zamówień publicznych zwanego dalej „Pełnomocnikiem ds. CRU”. Powołanie Pełnomocnika ds. CRU następuje w drodze odrębnego zarządzenia Dziekana Wydziału Kultur Azji i Afryki.

2. Do zadań Pełnomocnika ds. CRU należy:

a. terminowe rejestrowanie umów w CRU;

b. przeprowadzanie okresowej kontroli poprawności wprowadzania, udostępniania, aktualizowania i wycofywania danych w CRU;

c. zapewnienie wsparcia merytorycznego i szkolenia pracowników Wydziału w zakresie wprowadzania, udostępniania, aktualizowania i wycofywania danych w CRU

3. Za zgodą Dziekana Wydziału Kultur Azji i Afryki Pełnomocnik ds. CRU może upoważnić innego pracownika Wydziału do wykonywania czynności związanych z obsługą CRU, zwanego dalej „Operatorem CRU”, realizowanych w ramach działania jednostek organizacyjnych Wydziału, w szczególności do wprowadzania danych do systemu CRU, po uzyskaniu wymaganych uprawnień i rejestracji na platformie CRU na podstawie „Upoważnienia Operatora CRU do przetwarzania danych w Centralnym Rejestrze Umów”, stanowiącego załącznik nr 3 do zarządzenia.

4. W celu realizacji zadań Operatora CRU w zakresie:

a. ochrony danych osobowych ustala się wzór formularza „Oświadczenie kontrahenta dla potrzeb centralnego rejestru umów”, stanowiący załącznik nr 4 do zarządzenia;

b. ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa ustala się wzór formularza „Uzasadnienie zastrzeżenia tajemnicy przedsiębiorstwa”, stanowiący załącznik nr 5 do zarządzenia.

§ 3

  1. Zobowiązuje się kierowników wszystkich jednostek organizacyjnych Wydziału oraz pracowników merytorycznych do ścisłego przestrzegania procedury obiegu dokumentów związanych z CRU oraz „Regulaminu wewnętrznego obsługi CRU na Wydziale Kultur Azji i Afryki UW”.
  2. Niedopełnienie obowiązków wynikających z niniejszego zarządzenia może skutkować odpowiedzialnością za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

§ 4

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

                                                               Dziekan Wydziału Kultur Azji i Afryki: A. Bareja-Starzyńska


Procedura obsługi Centralnego Rejestru Umów Jednostek

Sektora Finansów Publicznych

w Wydziale Kultur Azji i Afryki UW

I. Postanowienia ogólne

  1. „Procedura” określa zasady gromadzenia, weryfikacji i wprowadzania danych do Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych w Wydziale Kultur Azji i Afryki UW.
  2. Rejestracja: Rejestracji w CRU podlegają umowy sporządzone w formie:

a. elektronicznej,

b. dokumentowej,

c. pisemnej,

d. innej formie szczególnej.

 Wpisowi do CRU oprócz umów dokumentowych podlegają także zobowiązania, przy których doszło do złożenia zamówienia czy dyspozycji w jakiejkolwiek formie utrwalonej, np. mail do firmy z zamówieniem towaru, zakup przez Internet w serwisie który generuje numer zamówienia. Wpisowi do CRU nie podlegają zobowiązania, przy których zostaje wydana jedynie faktura lub paragon i nie nastąpiło złożenie zamówienia/dyspozycji zakupu w formie utrwalonej.

  Rejestracja dotyczy wszystkich umów odpłatnych zawartych w formach wskazanych w ust. 2 niezależnie od ich wartości (kwoty umowy/zobowiązania). W przypadku umów na czas nieokreślony podaje się przewidywaną kwotę jaką na jej realizację przeznaczone (wydane) zostanie w ciągu pierwszych 48 miesięcy jej realizacji.

3. Rejestracja w CRU obejmuje wszystkie umowy odpłatne, zawarte po 1 lipca 2026 r. w formach wskazanych w ust. 2.

4. Pracownik odpowiedzialny za zawarcie umowy zgłasza jej zawarcie w terminie 7 dni od daty zawarcia Pełnomocnikowi ds. CRU lub upoważnionemu Operatorowi CRU. Zgłoszenie zawiera dane zgodnie z pkt 2 części 2 niniejszej Procedury.

5. Każda zmiana treści umowy/aneks (zmiana wartości umowy, zmiana terminu realizacji, rozwiązanie umowy przed terminem, odstąpienie od umowy lub jej wypowiedzenie) wymaga zgłoszenia Pełnomocnikowi ds. CRU lub upoważnionemu Operatorowi CRU w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia jej nastąpienia. Zgłoszenia dokonuje pracownik merytorycznie odpowiedzialny za umowę.

6. Aneksowanie lub zmiana treści umów zawartych przed dniem 1 lipca 2026 r. nie rodzi obowiązku ich rejestracji w CRU, chyba że na mocy aneksu dochodzi do zawarcia nowej umowy (odnowienie w rozumieniu art. 506 Kodeksu Cywilnego) po tej dacie.

7. Pełnomocnik ds. CRU lub upoważniony Operator CRU wprowadza informacje o umowie do systemu CRU bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 30 dni kalendarzowych od dnia zawarcia umowy.

8. W przypadku przekazania danych po terminie, pracownik odpowiedzialny za zawarcie umowy lub Pełnomocnik ds. CRU (lub upoważniony Operator CRU) sporządza notę wyjaśniającą, zawierającą przyczynę opóźnienia i przekazuje ją Dziekanowi Wydziału Kultur Azji i Afryki.

II. Obieg dokumentów

W związku z koniecznością dopełnienia ustawowo określonego obowiązku umieszczenia danych o umowach w CRU w terminie 30 dni o ich zawarcia wprowadza się następujące zasady umożliwiające terminową realizację zadania:

1. Pracownik Wydziału odpowiedzialny za zawarcie umowy niezwłocznie (nie później niż w ciągu 7 dni kalendarzowych) przekazuje dane dotyczące umowy wraz z umową (o ile forma zawarcia umowy na to pozwala) Pełnomocnikowi ds. CRU lub upoważnionemu Operatorowi CRU za pośrednictwem poczty elektronicznej lub dedykowanego dysku znajdującego się w domenie Uniwersytetu Warszawskiego.

2. Dane umowy, o których mowa w ust. 1, obejmują:

a. numer porządkowy – o ile został nadany;

b. numer umowy – o ile został nadany;

c. informację o numerze wniosku o udzielenie zamówienia publicznego (nr DZP);

d. datę zawarcia umowy;

e. okres, na jaki umowa została zawarta;

f. oznaczenie stron umowy oraz przedstawicieli stron;

g. wskazanie przedmiotu umowy;

h. wartość umowy;

i. informację o źródle finansowania przedmiotu umowy, w tym o tym, czy umowa jest finansowana ze środków europejskich;

j. podstawę dokonania aktualizacji informacji określonych powyżej — o ile dokonano takiej aktualizacji;

k. w przypadku aneksów — oznaczenie sygnatury umowy, której dotyczy aneks, oraz datę jej zawarcia;

l. podstawę prawną nieudostępnienia informacji o umowie oraz wskazanie organu lub osoby, które dokonały wyłączenia jawności danej informacji – w przypadku, o którym mowa w art. 34a ust. 8 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. 2009 nr 157 poz. 1240 z późn. zm.).

3. Pracownik Wydziału odpowiedzialny za zawarcie umowy przekazuje Pełnomocnikowi ds. CRU lub upoważnionemu Operatorowi CRU dane, o których mowa w ust. 2 na „Karcie Informacyjnej Umowy”, której wzór stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.

3. Pełnomocnik ds. CRU lub upoważniony Operator CRU weryfikuje kompletność i poprawność przekazanych danych, sprawdza status kontrahenta oraz anonimizuje dane, które tego wymagają. W uzasadnionych przypadkach Pełnomocnik ds. CRU lub upoważniony Operator CRU sprawdza poprawność uzasadnienia tajemnicy przedsiębiorstwa.

4. Pełnomocnik ds. CRU lub upoważniony Operator CRU wprowadza dane do systemu CRU i generuje numer ID wpisu.

III. Ochrona danych i poufność

1. Dane osób fizycznych niepełniących funkcji publicznych podlegają anonimizacji przed umieszczeniem ich w systemie CRU. Za prawidłowe przygotowanie danych do publikacji zgodnie z przepisami prawa odpowiada Pełnomocnik ds. CRU lub upoważniony Operator CRU.

2. W przypadku umów zawieranych z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej zakres publikowanych danych ogranicza się do niezbędnego minimum. W szczególności:

a. w polu „kontrahent” wpisuje się „osoba fizyczna”, chyba że system Ministerstwa Finansów wymaga zastosowania innego standardu technicznego;

b. dane umieszczane w polu „Przedmiot umowy” nie mogą pozwalać na identyfikację osoby fizycznej będącej stroną umowy, takich jak np. adres zamieszkania, numer PESEL, numer telefonu, adres e-mail lub numer rachunku bankowego.

3. Zakres publikacji danych osoby fizycznej ustala się na podstawie oświadczenia kontrahenta. Wzór takiego oświadczenia stanowi załącznik nr 4 do zarządzenia.

4. Pełne dane publikuje się w odniesieniu do podmiotów gospodarczych, osób prowadzących działalność gospodarczą oraz osób pełniących funkcje publiczne.

5. Zastrzeżenie tajemnicy przedsiębiorstwa wymaga przedstawienia pisemnego uzasadnienia przez kontrahenta. Wzór uzasadnienia stanowi załącznik nr 5 do zarządzenia.

6. Wycofanie informacji z Rejestru może nastąpić wyłącznie w wypadku:

a. błędnego wpisania umowy, która nie podlega obowiązkowi rejestracji;

b. oczywistej omyłki pisarskiej powodującej zdublowanie wpisu;

c. prawomocnego orzeczenia sądu lub organu nadzorczego.

Pliki do pobrania

Przyjmowanie gości krajowych i zagranicznych

 

Wizyta gościa krajowego jak i zagranicznego na WKAiA odbywa się za wiedzą i zgodą Dziekana WKAiA. Zgodę Dziekana należy uzyskać także, w przypadku, gdy zapraszana osoba spoza UW w przestrzeni będącej w gestii Wydziału wygłasza wykład lub bierze udział w jakimkolwiek innym wydarzeniu lub aktywności (a nie jest formalnie zgłoszona jako gość przyjeżdżający).

Wprowadzaniem danych gości zagranicznych do systemu Internetowej Rejestracji Gości Zagranicznych zajmuje się dr Monika Nowakowska. Kontakt: m.nowakowska@uw.edu.pl
Zasady przyjmowania gości na UW oraz finansowania kosztów ich pobytu

 

W związku z tym, że nie przewiduje się wypłaty zaliczki dla osób spoza Uniwersytetu (dotyczy gości krajowych z uczelni polskich), jednostka macierzysta zatrudniająca tę osobę może pokryć koszty jej wyjazdu i obciążyć notą Uniwersytet (patrz: Pismo Kwestora UW Kw-559/2011 z 12-10-2011)


Oświadczenie w sprawie refundacji rozliczeń na podstawie kopii biletu lub potwierdzenia zakupu e-biletu gości zagranicznych

Zgodnie z zawartymi umowami, Uniwersytet Warszawski może być zobowiązany do sfinansowania kosztów podróży przyjeżdżających do Uczelni gości zagranicznych. W związku z brakiem możliwości zatrzymania w dokumentach księgowych Uczelni oryginałów biletów, dopuszcza się w takich przypadkach dokonania rozliczeń na podstawie kopii biletu lub potwierdzenia zakupu e-biletu, z których to dokumentów wynika kwota do refundacji. W takich przypadkach wymagane jest złożenie stosownego oświadczenia, zatwierdzonego przez osoby upoważnione do zatwierdzania dokumentów finansowych w jednostce.

Źródło:

 

 

Aktualne kursy walut NBP

 

DANE FAKTURY W KSEW DLA WKAiA

UNIWERSYTET WARSZAWSKI
WYDZIAŁ KULTUR AZJI I AFRYKI
UL. KRAKOWSKIE PRZEDMIEŚCIE 26/28

00-927 WARSZAWA
NIP:525-001-12-66

W POLU „PODMIOT3”:
– IDWew 5250011266-13606
– faktura.d136@uw.edu.pl

Dodatkowy opis: IMIĘ I NAZWISKO KUPUJĄCEGO

*Kupującym może być jedynie etatowy pracownik WKAiA*

*Zakupy dokonywane przez osoby nie będące pracownikami WKAiA nie będą rozliczane ani refundowane*